Descripción
CVG Construction Management opera en Costa Rica, República Dominicana y Estados Unidos, y se especializa en el desarrollo de complejos residenciales.
Entre sus proyectos más recientes en Costa Rica, se encuentran Ball Desimone, una mansión de 2.133,60 metros cuadrados; Villas Cáceres, un complejo residencial que incluye trabajos relacionados con infraestructura y Beacon Villa Escazu, un hotel y complejo turístico de cinco estrellas situado en San José. Adicionalmente, desarrolló en Punta Cana, República Dominicana, un condominio de 186 apartamentos.
Retos
CVG se dio cuenta de que usar herramientas de comunicación tradicionales tales como documentos en papel y cuentas de correo electrónico individuales no era suficiente para manejar el enorme flujo de información entre los miembros de los equipos de proyecto. La práctica habitual era archivar los documentos en un lugar diferente al sitio de construcción, lo cual hacía difícil encontrar la información necesaria.
Socrates Bueno, Presidente y CEO de CVG Construction Management comentó, “El método de escanear y enviar faxes y correos electrónicos llevaba mucho tiempo. No importa cuánto trabajásemos, nunca podíamos ponernos al día ni seguir cumpliendo con las necesidades de documentación ni de comunicación del proyecto. Queríamos encontrar un producto que pudiera automatizar todo esto.”
CVG necesitaba una solución empresarial que pudiera gestionar toda la información de sus proyectos y facilitar la comunicación con otras organizaciones, en especial las que se encuentran en Estados Unidos. Bueno comentó, “Nuestra mayor preocupación es que nuestros clientes en América puedan acceder a la información mediante un proceso transparente.”
A CVG también le preocupaba el tiempo y el coste asociados a la instalación y mantenimiento del software de gestión de documentación. “Los costes permanentes en hardware y personal informático son altos y se tarda mucho en realizar la instalación,” añadió Bueno.
Solución
Después de revisar los productos disponibles, CVG seleccionó el servicio de gestión y colaboración en línea de Aconex. El sistema permite a CVG y a sus socios de proyecto ver, distribuir y realizar un seguimiento en línea de sus documentos y del correo asociado al proyecto usando una plataforma central basada en un sitio Web.
Los servicios de Aconex se mantienen durante todo el transcurso de cada proyecto incluyendo el suministro de formación y apoyo integral a todos los participantes, tanto a nivel interno como externo. Bueno comentó: “Cuando hablé con Aconex supe que no estábamos tratando con una empresa que sólo vende software. Eran muy buenos.”
Resultados
CVG y sus socios de proyecto usan Aconex para gestionar todos sus planos, documentos y correspondencia. Al utilizar el sistema, los miembros del equipo pueden buscar rápidamente sus archivos siguiendo criterios tales como fecha, remitente y destinatario, tipo de documento, estatus y palabras clave. Los archivos pueden distribuirse electrónicamente de modo eficaz a través del sistema a otros participantes.
Bueno comentó que Aconex eliminó la necesidad de usar métodos tradicionales para la gestión de información, “No necesitamos enviar correos electrónicos ni faxes. Gracias a esto, Aconex nos ayuda a entregar la información de nuestros proyectos a tiempo.”
La información de Aconex se almacena en centros de datos manejados profesionalmente, donde se hacen copias de seguridad con regularidad. No hay límite a la cantidad de datos que pueden almacenarse ni al tamaño de los datos adjuntos enviados a través del sistema. “En nuestros proyectos tenemos una gran cantidad de información y no queremos almacenarla en nuestros servidores,” añadió Bueno.
Una característica clave de Aconex es su pista de auditoría, la cual mantiene un registro de las modificaciones hechas en los documentos y de "quién hizo qué y cuándo" en un proyecto. La pista proporciona un almacenamiento seguro de todas las transacciones desde el comienzo del proyecto y no puede borrarse nada del sistema. Bueno comentó: “Es importante que una organización pueda localizar cualquier cosa y tenga un acceso rápido a la información.” y añadió, “Tendremos esta información siempre, lo cual es importante en caso de que tengamos reclamaciones o litigios.”
Para asegurarse de que todas las partes saben utilizar el sistema, Aconex proporcionó formación y apoyo ilimitados a los miembros del equipo de CVG y a sus socios de proyecto externos, tanto en español como en inglés. Bueno comentó: “Durante la formación me sorprendió lo fácil que todo el mundo encontró el uso de Aconex. Entendieron inmediatamente cómo funciona Aconex porque es fácil y sencillo.” Bueno añadió: “Una de las principales razones por las que seleccionamos a Aconex fue que el sistema estará disponible en español y todos los usuarios podrán seleccionar su idioma preferido.”
CVG paga una cuota mensual para utilizar Aconex de proyecto en proyecto, lo cual significa que no hay que invertir una cantidad alta de dinero de una vez. El mantenimiento y las actualizaciones regulares son gestionados por Aconex, lo cual reduce la necesidad de tener recursos informáticos internos. Bueno comentó, “Con Aconex todo fue rápido y sencillo.”