La CODAH accélère les cycles de demandes d’information de plus de 50%, de 7 à 10 jours à 2 à 4 jours en moyenne

Nom du Projet : Cité Numérique et Ecole de Management de Normandie | Secteur : Santé et éducationLieu : France

La Communauté de l’Agglomération Havraise (CODAH) travaille sur le projet de construction de la Cité Numérique et de l’Ecole de Management de Normandie. Elle voulait mettre en place le BIM afin de créer une approche collaborative pour l’ensemble de l’équipe projet. Il lui fallait donc une solution lui permettant de gérer un volume important d’interactions et d’informations sur les deux parties du projet, et de fournir une traçabilité de l’ensemble des correspondances durant toute la vie du projet.

Défis

  • Partager les documents liés aux demandes d’information par email impliquait une capacité de stockage limitée, difficultés dans le suivi, un manque de transparence et l’absence de traçabilité et de fonctionnalité de recherche de l’information.
  • Une gestion de l’information via de simples documents de suivi créant ainsi un risque en termes de contrôle des versions et de suivi dans la diffusion des documents. 
  • Une gestion des workflows basée sur l’approbation de documents papier ou envoyés par email provoquant des retards voire une absence de réponse. 
  • L’absence d’un espace collaboratif dédié au BIM à destination de tous les membres de l’équipe projet pour visualiser, partager et stocker les maquettes. 

Solutions

  • Un système de gestion documentaire avec moteur de recherche qui stocke la correspondance dès qu’elle est partagée et trace la communication sur l’ensemble du projet.
  • Le téléchargement simultané d’importants volumes de documents avec contrôle de version permettant de capturer les révisions en un seul endroit, et cela depuis divers terminaux dont les smartphones.
  • Un contrôle, une visibilité et une affectation des tâches optimisés simplifiant ainsi la circulation des informations entre le responsable et ses équipes et permettant également aux équipes de suivre leurs avancements.
  • Le BIM permet aux acteurs du projet de partager les maquettes, d’y ajouter et de partager leurs commentaires.

Résultats

  • Des cycles de demandes d’information accélérés de plus de 50%. Les cycles de demandes d’information qui pouvaient prendre de 7 à 10 jours prennent désormais de 2 à 4 jours en moyenne.
  • Des échanges de fichiers volumineux plus de 90% plus rapides. Echanger des fichiers très volumineux avec les autres participants au projet prenait jusqu’à 30 minutes, contre 2 à 3 minutes avec Aconex.
  • 50% de ressources en moins pour suivre les transmissions et les réponses. Ce qui était pris en charge par 2 personnes ne nécessite plus qu’une personne, permettant de dégager du temps sur d’autres tâches.
  • Un accès 80% plus rapide aux documents. Trouver un document pouvait prendre jusqu’à 15 minutes et se fait à présent de façon très aisée en quelques instants.
  • Auparavant, avec leur messagerie traditionnelle, les courriers peuvaient facilement être effacés, manqués ou perdus. Avec Aconex, cela n’arrive plus.
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